最近仕事で以下ツールを使ってみている。
- Toggl track: タイムトラッキングツール
- todoist: Todoツール
- Anki: 記憶補助ツール
まだ本格的に使いだして間があまりないが、今の所凄く良いように感じているのでそれについて書く。
toggl trackで自分が何に時間を使っていたかを記録する
toggl trackはタイムトラッキングツールで、自分が何にどれくらいの時間を使っていたかを記録する。
タスクには「会社・上司が認識しているタスク」と「会社・上司が認識していないタスク」が存在する。
「会社・上司が認識しているタスク」とは「○○君にはこのプロジェクトを進めてもらいたい」みたいなやつのことである。
こういうタスクだけやっつければいいのであれば楽なのだが、実際やっかいなのは後者の「会社・上司が認識していないタスク」である。
「会社・上司が認識していないタスク」は下手をすると自分も認識できていなかったりする。
例えば、月末になって上司からタスクの進捗確認が入った時に全然進んでおらず「こんなに時間があったのに何をやっていたんだ?」とか言われて、「なんか色々あってそちらに時間をとられて進められてませんでした。。」とか言い逃れようとするが、実際なにをやっていたのか思い出せない。
こういう状況を避けるため、常に時間をトラッキングして「何にどれくらいの時間を使ったのか」を記録しておく。
そうすれば同じくメインタスクに進捗が無かった場合でも「稼働時間の半分は会議で消費していますね。メインタスク進捗のために参加する会議を減らせないでしょうか?」みたいに対策を考えやすくなる。
toggl trackはよく出来ていて、ボタンを押せばとりあえず計測開始してくれて、あとで内容を記入することができたり、一度使ったタスクはボタンを押すだけで再度作業開始できたりして中々良い。
あるタスク作業中にパッと会議に呼ばれた時など、とりあえずボタンだけポチっておいて会議終了後に「○○に関する会議」と入力し、もとの作業に戻り続きからトラッキングする、ということがスムーズにできる。
無料である程度つかえるが、トラッキングしたデータをcsvなどで出力し集計分析しようと思うと有料版を使わなければならない。(まだあまり詳しく見れてはいない)
todoistでやることを全部管理する
todoistはTodoツールで「やること・やらないといけないこと」を全てここで管理する。
仕事してると大小様々なタスクが発生したり降ってきたりして頭では管理できなくなる。
「なにか忘れてないか?やり残しがないか?」という不安は脳のメモリをかなり持っていく為、タスク実行の効率が著しく下がる。
だからtodoツールで全てのタスクを管理し「ここさえ見ていれば見落としがない」という状態をキープする。
やりがちだが「○○プロジェクトのtodoはこっち、xxプロジェクトのtodoはこっち」という感じで複数に分けて管理するのは良くない。
脳に「まだ見ていないtodoリストがないか?」という不安が芽生えてメモリを持っていく。
「今見ているこのtodoリストに全てのタスクがある!」というのが大事。
だから私生活のtodoも同じリストで管理する。(見やすさはフィルタ機能などを使って調整する)
todoツールに必要な機能は
- todoの追加のしやすさ
- todoの編集しやすさ
- PC・スマホどこからでも閲覧・操作ができる
である。
業務中タスクは常に変化する(増えたり、優先度が変化したり、今日できなくて明日以降に回したり)のでタスクの並び替えや内容編集が直感的に簡単にできなくてはならない。
また、タスクを思いついたときPCが手元にない場合もあるので、スマホでも同様に簡単に操作できなくてはならない。
「後でタスクに登録しないと」って思ってると脳のメモリを持っていかれるので、すぐ入力して脳から追い出して今の作業に集中する。
色々todoツールを試したがtodoistが最も簡単に直感的に操作でき、安定していると感じた。
無料でもある程度使えるが、有料ライセンスにしてメモ機能やタグやノーティフィケーション機能もあったほうがより便利。
自分もまだ無料版で頑張ってるが有料版に手を出すつもり。
Anki で業務知識を覚える
Ankiは定期的に知識を思い出すように問題を出してくる暗記サポートツールである。
脳は基本的に物事を忘れるようにできている。
覚えておくためには何度も繰り返し思い出す必要がある。
この特性があるため、通常業務などで頻繁に使う知識は脳に定着するが、めったにやらない業務(月1回とか年1回とか)でしか使わない知識はほとんど覚えておく事ができない。一回覚えても毎回ほぼゼロから学び直す必要があって効率的ではない。
だからこういった知識をAnkiに登録し、毎日Ankiを実行することで脳に定着させる。
最近は技術書を読むときにもAnkiに登録しながら読むようにしている。
今まで「技術書を読んで理解しても1年間その知識をつかわなければまた0になる」を繰り返していたが、ankiを使うことで使える知識として脳に残る量が段違いに増えた。
まとめ
もうなんかこういったツールに頼りまくらないとやってけない。
何か良いツールややり方があれば教えて下さい。